سخنی چند در مورد سیستم اداری

قاری حبیب / ترجمه : ابوعمیر طارق

اداره از دیدگاه لغوی به معنای اصلاح، تدبیر و تلاش می‌باشد و اصطلاحاً در کنار عبارات مختلف مانند: برنامه ریزی، سازماندهی، استخدام، توجیه و مراقبت، به آن فعالیت‌های گفته می‌شود که جهت انجام یک کار به روش منظم و مرتب استفاده می‌شوند.

پنج محدودیت (برنامه ریزی، تنظیم، استخدام، توجیه و مراقبت) که در تعریف اصطلاحی اداره ذکر شده اند هر یک شرح طولانی دارند.  به عنوان مثال یکی از بهترین ویژگی‌ها و برتری‌های یک مدیر موفق، این است که در طرح و برنامه ریزی یک‌ پلان استعداد داشته باشد. او باید در مورد تمام فعالیت‌ها و وظیفه‌های خود نقشه داشته باشد و چشم‌بسته اقدام نکند.

تنظیم از نظم گرفته شده است که باید بر اساس اصل نظم و انضباط معتقد باشد.  هر جامعه و ملت برای بقا و موفقیت به نظم و انضباط خاصِ خود نیاز دارد. عالم کبیر یا کائنات بر اساس نظم خاصی بنا شده است.

آفتاب، مهتاب، زمین و تمام کائنات بر محور نظم معین از جانب خداوند متعال گردش و حرکت دارند. عالم صغیر یا به اصطلاح دیگر انسان، نیز از سیستم‌ها و نظم‌های مختلف تشکیل شده است.  نظام عصبی، دستگاه تنفسی، سیستم هاضموی، نظام تناسلی ( دستگاه تولیدی) و …  اگر نظم سیستمات مذکور مختل شود فرد جان خود را از دست می دهد.  بنابر این، در بخش اداره و مدیریت نیز نظم و سیستم جایگاه اساسی خود را دارد.

قید دیگر اصطلاح توظیف یا استخدام می‌باشد، مدیر باید استعداد گماشتنِ افراد واجد شرایط و سپردن کار را به اهل کار داشته باشد.

توجیه به معنای سوق و کنترل می‌آید. مدیر باید استعداد و توان استفاده از امکانات و پرسونل‌های در دسترس را داشته باشد.  نیرو و قدرت کاری را در به مسیر صحیح توجیه کند علاوه بر موارد یادآوری شده، مراقبت عمومی فعالیت‌ها و نظارت از آنها از وظایف مهم یک مدیر است که باید از آن برخوردار باشد.

سابقه نظام اداری:

نظام و سیستم اداری فعلی یکی از پدیده هایی است که دین مبین ما اسلام آن را به نوع بشر مناسب دانسته است. نظام‌های اداری حکومت‌های قبل از اسلام در هم ریخته و یا به شکل ( کیف ما اتفق ) بودند، اما با ظهور اسلام مانند سایر زمینه های زندگی، در بخش نظام اداری نیز ابتکارات اساسی طرح و راه‌اندازی شدند.

پیامبر (صلی الله علیه و آله و سلم) زمانی‌که حکومت اسلامی را در مدینه تأسیس کرد، مسجد نبوی را به عنوان مقر خود تعیین کرد. همانطوریکه از مسجد نبوی تعلیم دینی آموخته می‌شد همچنین تعیین سفیران، و والیان، انتخاب عاملین و فرستادن نیرو و لشکر نیز در همین محل انجام می‌گرفت. پیامبر (صلی الله علیه و آله و سلم) با هیئت هایی که به مدینه می‌آمدند در همین‌جا ملاقات می‌کرد و مسجد النبی حیثیت مقام رهبری حکومت اسلامی را از آن خود کرده بود.

بعداً در دوره خلافت خلفای راشدین سیستم و نظام اداری بیشتر پیشرفت کرد. حضرت عمر فاروق رضی الله تعالی عنه قلمرو حکومت اسلامی را به ۱۱ واحد یا ولایات تقسیم کرد، که مکه، مدینه، سوریه، جزیره، بصره، کوفه، مصر، فلسطین، خراسان، آذربایجان و فارس به عنوان ولایات مستقل و جداگانه پنداشته می‌شدند نامیده و در آن ها ادارات محلی تأسیس شدند. در هر ولایت علاوه بر حاکم ( والی )، مقامات دیگر نیز به طور رسمی منصوب می‌شدند، مانند: کاتب، قاضی، کاتب الجیش ( دبیر نیرو )، صاحب الخراج، صاحب الاحداث، محتسب، صاحب بیت المال، و… علاوه بر موارد مذکور، اداره های مستقل فواید عامه مانند: دادگاه‌ها، دارالافتا، دارالحسبه، زندان‌ها در هر ولایت ایجاد و فعال شدند. که با این کار قدرت حکمرانی و نظام اداری از مراکز ولایات به تمام مقامات محلی گسترش یافت.

بعداً در دوره اموی‌ها به ویژه در زمان خلافت حضرت معاویه رضی الله عنه اداره دولت به روش مدرن و پیشرفته ایجاد شد.در مقام خلافت اداره ویژه‌ای به نام دیوان الخاتم تاسیس شد که مسئولیت صدور، تسلیم و ارشیف نامه‌های رسمی و وظایف همچون اداره‌های مربوط را به عهده داشت.

این نظم اداری بعداً نه تنها اینکه در حاکمیت اسلامی عام شد، بلکه در قرون اخیر نیز اروپاییان از مسلمانان کاپی کرده و موسسات خود را بر اساس این دستور تأسیس کردند. سخن قابل تاسف این است که از نظر برخی افراد نا آگاه و بی‌خبر، نظام اداری یک اختراع غربی است و رعایت نظم آن در نظرشان پدیده اجنبی و بیگانه می‌باشد در حالی که این میراث و ابتکار نیاکان ما و حاکمان صالح سابق است.

فایده های مهم نظام اداری:

رعایت نظام و سیستم اداری فواید بسیاری دارد که در اینجا بعنوان مثال برخی از آنها را یادآوری خواهیم نمود.

هر مدیر و مسئول از جانب مافوق خود ملزم به رعایت نظام اداری می‌باشد. بنابر این اولین فایده نظام اداری اطاعت از دستورات اولو الامر می‌باشد. سخن خیلی واضح است که همه مسلمانان موظف و مکلف به اطاعت از اولو الامر هستند و اطاعت نه تنها اینکه پاداش بزرگ و اجر اخروی دارد بلکه فواید دنیوی زیادی نیز با آن در ارتباط است.

با رعایت‌نمودن نظام اداری در فعالیت‌ها موثریت افزایش می‌یابد فقط آن دسته از اداره‌ها در فعالیت‌ها و مسئولیت‌های خود موفق هستند که سیستم اداری را بهتر رعایت نماید و سود دیگر اینکه با رعایت نمودن نظم اداری شفافیت به وجود می‌آید و جلوی بدگمانی گرفته می‌شود زیرا طبق سیستم اداری هر چیز واضح است، فعالیت‌ها، مسئولیت‌ها، حقوق و مکافات هر شخص معلوم و مشخص اند ک هیچ ابهامی به میان نخواهد آمد.

از سوء استفاده و خیانت توسط سیستم اداری جلوگیری می شود.  مفسدان اداری، اختلاس گران و خائنان از هرج و مرج نهادها سوء استفاده می کنند، همانطور که ضرب المثل است می گویند (گرگ باد و باران را از خدا می خواهد) درست مثل فرصت طلبان که منتظر هرج و مرج هستند و بعد از آن از وضعیت مبهم و مغشوش استفاده شخصی می‌کنند. بنابر این پایبندی به سیستم اداری برای جلوگیری از چنین خیانت هایی بسیار مهم شمرده می‌شود.

همچنین رعایت نظم و انضباط اداری منجر به نیک‌نامی هر سازمان و اداره می‌شود. دولت منظم همیشه آماده پاسخگویی است، از نظارت و بازجویی نمی ترسد، همانطور که می گویند (از آنکه حساب پاک است از محاسبه چه باک است!) آنها نیز از محاسبه نمی ترسند و همیشه می توانند همه چیز را شفاف توضیح دهند.  .

خصوصیات یک مدیر خوب:

مولوی عبدالباقی حقانی، محقق و نویسنده مشهور کشور، در کتاب ارزشمند خود «نظام سیاسی و اداری اسلام» به ذکر نمودن ۶۰ ویژگی‌های یک مدیر اداری پرداخته است. در کتاب های دیگر نیز به اوصاف مسئولان و کارمندان اداری اشاره شده است. اما در اینجا بنابر در نظر داشت مجال و حوصله مقاله، چند صفت مسئول یا مدیر اداری را ذکر می‌کنیم.

اول‌تر از همه باید مدیر اداری در کار خود خلوص نیت و اخلاص داشته باشد. اخلاص اساس همه اعمال است زیرا پیامبر (صلی الله علیه و آله و سلم) فرموده است: انما الاعمال بالنیات. پس برای اینکه کار، فعالیت، خستگی و فرسودگی فرد به عبادت تبدیل شود و مستحق پاداش به نزد خداوند شود باید هر عمل را به نیت عبادت انجام دهد و فقط رضایت خداوند و خدمت به دین را نصب العین خود قرار دهد. علاوه بر اخلاص، تقوا ویژگی و برتری مهم دیگر است که یک مسئول باید از آن بهره‌مند باشد.  در تمام فعالیت‌های خود باید از خدا بترسد، از خواهشات نفس بترسد و حق هیچ کسی را تلف نکند.

هچنین استعداد و مهارت در کار برای یک مدیر اداری لازم است. اگر شخص هر چند اخلاص و تقوای خوبی داشته باشد اما در وظیفه‌ی که به او محول شده مهارت نداشته و درمانده باشد، نتیجه صفر خواهد بود.  از آنجایی‌که هر وظیفه به طرز ماهرانه‌ای انجام می‌گیرد مهم است که هر مسئول بر افزایش و شکوفایی استعدادش تمرکز کرده و مهارت های خود را به طور مداوم افزایش دهد، خصوصاً در زمینه‌ای که مسئولیتش به او سپرده شده است.

علاوه بر این، امانت‌داری، کار خود را بر هر چیز مهم دانستن، به جای اشخاص اصول و مقررات را اعتبار دادن یا به جای روابط به ضوابط ترجیح دادن، شفافیت در اعمال، رعایت نظم، گوش فرا دادن به انتقادات و نظریات و برقرار ساختن ارتباط برادرانه با کارمندان عواملی هستند که خصوصیات و ویژگی‌های مسئول موفق اداری شمرده می‌شوند.